Diseño de una tabla de temporalidad para el Archivo de la vicepresidencia de administración y finanzas de publicidad Vepaco

Abstract

Se presenta el diseño de una tabla de temporalidad para el Archivo de la Vicepresidencia de Administración y Finanzas de Publicidad Vepaco, como solución a la problemática existente derivada de la inexistencia de una herramienta que regule la transferencia documental, los plazos de retención de los documentos en los distintos Archivos y la disposición final de estos. Las tablas de temporalidad resultan esenciales para el manejo y control adecuado de la documentación y al carecer de este instrumento surgen diversas consecuencias que afectan de forma negativa a las instituciones. La acumulación excesiva de documentación en las oficinas, y la pérdida de información valiosa debido a las transferencias inadecuadas para liberar espacio, son algunos ejemplos. La investigación es descriptiva y se recolectaron datos por medio de la técnica de la observación y utilizando como instrumento el cuestionario. Se aplicaron formularios para identificar, valorar y seleccionar las series documentales luego de haber seleccionado una muestra de la población existente. Posterior a la recolección de datos se elaboró la tabla de temporalidad que contiene los lineamientos para la retención, transferencia y eliminación documental especificando además las leyes o reglamentos que sustentan las normativas establecidas.