Propuesta para organización y descripción de los expedientes del archivo de egresado de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional (UNEFA en el periodo 1995-2000)

Abstract

Debido a que en el archivo de expedientes de egresados de la UNEFA, no posee una buena ordenación de los expedientes dentro de los archivos rodantes y no existe un instrumento de descripción que nos ayude a identificar los caracteres internos y externos de los expedientes se dio inicio al siguiente proyecto, con el fin de crear los pasos primordiales que se deben usar a la hora de ordenar los expedientes y un instrumento de descripción que sirva tanto para el personal que labora dentro del departamento de Secretaria de la UNEFA como para el personal que labora dentro del archivo, el cual se encuentra dentro de la Secretaria. Para lograr esto se realizo la descripción de 119 expedientes de egresados, utilizado 16 elementos de la norma ISAD (G), siendo esta una herramienta muy útil, ya que nos ayudo a realizar la descripción y a su vez organizar los documentos que se encuentran dentro de los expedientes. Luego de haber realizado la descripción se creó una base de datos en Acces 2010, la misma está estructurada con las áreas y elementos de la norma ISAD (G), en donde se comenzaría a registrar la descripción que se realizo a los expedientes de egresados, cabe destacar que esto simplificaría los procesos de búsqueda de información, ayudaría a dar respuestas más rápidas y a recuperar la información.