Propuesta para la aplicación de un programa de gestión documental en el archivo del área de postgrado de la Universidad Marítima del Caribe

Abstract

Propone la creación de un programa de gestión documental en el archivo de Postgrado de la Universidad Marítima del Caribe (UMC), además de la creación de un manual de normas y procedimientos, ya que en dicha institución reposa un lote bastante amplio de documentos en los archivos de Postgrado. Con este programa se permitirá la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de dicha institución universitaria y se podrán agilizar los procesos de búsqueda y organización de la información, lo que permitirá a los usuarios un manejo eficiente de dicho material. Para desarrollar este estudio se hizo necesario conocer en detalle el estado actual y el número de expedientes existentes en la unidad de archivo, así como también se consultó la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) y la Norma ISO 15489 como modelo para aplicar y seguir. Ante la importancia de contar con dicho programa, se hizo necesario realizar una investigación de tipo descriptiva, pues se destacan características fundamentales en la preservación y conservación del acervo documental, así como la consulta de fuentes que aportaron información destacada, a su vez se propone un manual de normas y procedimientos en donde se fijarán los pasos a seguir en el manejo, resguardo, préstamo, traslado y expurgo de la documentación. Una de las conclusiones a las que se llegó con esta investigación es que al digitalizar el material se podrá evaluar por medio de la junta evaluadora cuál documentación es útil y cuál no, disminuyendo gasto de materiales, tiempo y espacio. Por otra parte, se recomienda la implementación de este proceso a fin de agilizar el intercambio de información.