Automatización del proceso de negocio para las solicitudes de peticiones ante el Consejo de Escuela Facultad de Ciencias Escuela de Computación

Abstract

RESUMEN En la Escuela de Computación Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela, intervienen un determinado número de procesos donde se destaca principalmente la solicitud ante el Consejo de Escuela, por su complejidad y flujo de información que afectan de manera directa o indirecta el tiempo de respuesta para llevar a cabo la realización efectiva de los diversos trámites internos y externos que se demandan ante el Consejo de la Escuela de Computación. Este Trabajo Especial de Grado tuvo como objetivo desarrollar un prototipo funcional que permite sistematizar los procesos de solicitudes de peticiones. La Escuela de Computación está enfocada en adaptarse a las necesidades y dar soporte a todas las solicitudes tanto estudiantiles como del personal administrativo y docente. El modelado se realizó a través de una plataforma de Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management o BPM) denominada “Bonita”, desarrollada bajo software libre, que permite el modelado y gestión de los procesos, así como la creación de los distintos roles y demás propiedades que permite el correcto funcionamiento. Esta herramienta provee un servidor de ejecución configurado para la administración que está integrado con Apache Tomcat 7 donde son desplegados los procedimientos creados para la solución. De igual manera, se diseñaron mecanismos para el manejo de documentos asociados a las solicitudes, por medio del gestor documental “Alfresco”, este permite la gestión, almacenamiento y control de los documentos liberando la carga de trabajo a los procesos de la solución más allá que la de establecer una conexión de trabajo entre ambos. En el desarrollo del Trabajo Especial de Grado, se provee la documentación necesaria de la solución presentada, desde el levantamiento de requerimientos, diseño, puesta en marcha y pruebas de funcionamiento, dando respuesta a los objetivos planteados. El sistema permite realizar el seguimiento de las solicitudes antes el consejo de escuela, permitiendo llevar un control más efectivo del proceso, con la interacción de todos los actores que intervienen en el mismo. Con esto lo que se busca es agilitar el proceso y que el tiempo establecido en cada una de las etapas se cumpla y a la vez que se mantenga informado a cada uno de los actores que intervienen en el flujo del proceso. Además de otros beneficios como: automatización de tareas, agilidad en cada una de las tareas, estandarización entre otros. Palabras Clave: Gestión de procesos de negocio (BPM), Modelado de Procesos, Solicitudes, Concejo de Escuela, Secretaría, Comisión de Mesa, Usuario, Director, Solicitudes Diferidas, Aprobadas, Rechazadas, Complementarias y Ordinarias.